Recursos y costos
 
  Hasta el momento hemos trabajado sobre la base de objetivos, actividades y relaciones entre ellas y hemos mencionado que existe otro elemento muy importante que se denomina recursos. 

Cualquier actividad por pequeña que sea lleva asociado uno o más recursos (humanos, físicos y/o financieros ) y por lo tanto quedará supeditada a su disponibilidad.

En el siguiente ejemplo se ha identificado y expresado los recursos utilizados por cada actividad en un periodo de tiempo como un valor de costo (remuneración, arriendo, costo, etc.).
  

 
ACTIVIDAD PERIODO TOTAL
1 2 3 4 5
A 20 20 20     60
B   50 90     140
C       10 100 110
D 10 10 10 10 10 50
RECURSOS DEMANDADOS 30 80 120 20 110 360
RECURSOS DISPONIBLES 50 50 70 70 50 290
SALDO 20 -30 -50 50 -60 -70
SALDO ACUMULADO 20 -10 -60 -10 -70
 
  El cuadro resumen muestra algunas particularidades que debemos tener en cuenta:
  • Los recursos demandados muestran fuertes fluctuaciones entre valores altos y bajos.
  • Los recursos disponibles siguen un cierto comportamiento de estabilidad (50 en todo el periodo y un adicional de 20 los periodos 3 y 4)
  • Existe un déficit global de recursos ya que el proyecto demanda 360 y los recursos disponibles sólo alcanzan a 290. Por lo tanto, la primera medida se refiere a disponer de los recursos faltantes o redefinir las actividades si fuera posible para reducir su costo.
  •  

Para corregir esta situación se recurre a una técnica denominada Nivelación de Recursos y que permite efectuar una redistribución de las actividades sobre la base de disponer de holguras en el plazo total del proyecto y que las actividades admitan alternativas de ejecución en forma acelerada.

Dado que los recursos no siempre se disponen en la misma forma como el proyecto los demanda se presentan las siguientes situaciones de recursos ociosos en personal y/o recursos físicos:

RECURSO OCIOSO COSTO
Sobredotación Remuneraciones
Sobrestock Bodegaje

Los ajustes que se intenten realizar en recursos humanos generan otros costos por finiquitos, contrataciones y capacitación.

La diferencia entre el plazo de realización de un proyecto y la duración del mismo permiten disponer de holguras para modificar fechas de inicio y reducir las diferencias producidas por la disponibilidad limitada de los recursos.
  

 

    
La nivelación de recursos permite la mejor distribución de los recursos disponibles por la vía de modificar los recursos demandados al mover actividades. 

En el caso de los recursos humanos y físicos el objetivo fundamental de la nivelación es conseguir saldo acumulado igual a cero.

En el caso de los recursos financieros el objetivo de la nivelación es minimizar el déficit y maximizar el superávit, o sea maximizar el saldo acumulado. La razón de esto radica en que si logramos generar disponibilidad de recursos financieros, estos pueden tener un uso alternativo por la vía de reinvertir.
  

  Si bien la técnica de nivelación permite mejorar la distribución de los recursos no asegura un punto óptimo de utilización de dichos recursos. En particular, se puede tender a postergar los inicios de las actividades para no comprometer muchos recursos, lo que por el contrario reduce las holguras y aumenta e riesgo de incumplimiento.
  
  La clave en la óptima utilización de recursos lo constituye el modelo de reducción de costos denominado técnica de aceleración y que básicamente se orienta a la búsqueda del mínimo costo en la ejecución de un proyecto.
 
  Los costos de un proyecto se pueden clasificar como costos directos y costos indirectos. Entendiendo como costos directos aquellos que se pueden asociar directamente a las actividades del proyecto (personal, materiales, equipos, etc.) y como costos indirectos aquellos que no se asocian fácilmente a una actividad sino que tienen un carácter más bien transversal (arriendos, sueldo del jefe del proyecto, secretaria, bodeguero, seguros, energía, etc.). Otras definiciones se pueden encontrar haciendo click aquí.
  
  En general la duración y la calidad de una actividad depende de los recursos utilizados en su realización. Mientras más recursos se asignan a una actividad, mayor es su costo y en muchos casos es posible reducir su duración (Es obvio que si una actividad realizada en jornada normal dura una semana, es decir 8 hrs x 5 días = 40 horas, entonces trabajando en forma continuada a  3 turnos durará menos de 2 días). Esta reducción de la duración se denomina aceleración y lleva por lo general un aumento en el costo directo.  Sólo condiciones de orden técnico pueden impedir la aceleración.

Por otra parte los costos indirectos se distribuyen a lo largo de la duración del proyecto, más que respecto de cada actividad. En este sentido podemos afirmar que a mayor duración del proyecto mayor será el costo indirecto.

Vemos entonces que acelerar un proyecto trae consigo un aumento de los costos directos y una reducción de los costos indirectos, como se muestra en la figura.
    

 

  Por lo anterior, la curva de costo total de un proyecto tiene un mínimo y se produce para cierta duración del proyecto.

La duración de un proyecto se puede ajustar mediante el aceleramiento de las actividades del camino crítico (acortando su duración) o postergando su inicio y utilizando recursos normales (no acelerado).

La aceleración de actividades que no están en el camino crítico no producirán ningún efecto en la duración total del proyecto.

Cuando se aceleran ciertas actividades que están en el camino crítico, es posible que otra cadena de actividades pase a formar el camino crítico y hace ineficiente la aceleración si dicho efecto no se tiene en cuenta.
  

  En el siguiente ejemplo consideramos 9 actividades como se indica en la tabla.
 
ACTIVIDAD DESPUÉS DE DURACIÓN NORMAL COSTO NORMAL DURACIÓN ACELERADA COSTO ACELERADO COSTO DE ACELERACIÓN
A   8 3.000 6 4.000 1.000
B   3 2.000 3 2.000 0
C A;B 5 500 3 1.000 500
D A 4 2.000 2 3.000 1.000
E D 7 1.000 7 1.000 0
F C;D 6 5.000 3 7.000 2.000
G C 3 800 2 1.000 200
H E 5 1.000 2 2.000 1.000
I F;G 9 700 7 1.000 300
    16.000   22.000  
  
  La Gantt en su desarrollo normal se indica a continuación.
  
 
   
  El diagrama de bloques para este caso queda:
  
 

    
  Vemos que las actividades que se encuentran en el camino critico son:

A - C - F - I

Las duraciones de estas actividades son:

8 + 5 + 6 + 9 = 28 días (duración del proyecto)

En particular para estas actividades tenemos:

 
ACTIVIDAD DESPUÉS DE DURACIÓN NORMAL COSTO NORMAL DURACIÓN ACELERADA COSTO ACELERADO COSTO DE ACELERACIÓN
A   8 3.000 6 4.000 1.000
C A;B 5 500 3 1.000 500
F C;D 6 5.000 3 7.000 2.000
I F;G 9 700 7 1.000 300
  28        
   
  Vemos que la actividad F es aquella que al acelerarla la duración del proyecto se reduce en 3 días pero el costo aumenta en 2.000.

Si para este caso los costos indirectos diarios ascienden a 500:

  • ¿Conviene acelerar la actividad F?
  • ¿Cuál es el nuevo camino critico?
  • ¿Conviene acelerar otra actividad en vez de F?
  • ¿Conviene acelerar varias actividades?.
   

 

Cuestionario
1.- ¿Qué tipos de recursos podemos distinguir en un proyecto de telecomunicaciones?
2.- ¿Qué es la nivelación de recursos?   ¿En qué casos o situaciones es necesario aplicarla?
3.- ¿Qué es el plazo de ejecución de un proyecto y qué es la duración de un proyecto?
4.- ¿Cuál es el objetivo del modelo de reducción de costo?
5.- ¿En qué consiste la técnica de aceleración de un proyecto?
6.- ¿Qué son los costos directos de un proyecto?
7.- ¿A qué tipo de costo se incorporan los gastos de: energía eléctrica, teléfono, fax, agua y seguros ?
8.- ¿En qué forma influyen los costos indirectos con respecto a la duración de un proyecto?
9.- ¿Qué condición debe cumplir los costos indirectos para que sea conveniente acelerar actividades del camino crítico?
10.- Para el diagrama de bloques de un proyecto:

Completar los datos en los bloques, determinar el camino crítico y la duración del proyecto.

Si los costos indirectos ascienden a M$ 200 diario y el costo de acelerar cualquier actividad es M$ 150 por día.  ¿Qué actividad aceleraría y por cuantos días para optimizar el costo total de un proyecto?

11.- Para la siguiente tabla de un proyecto:
ACTIVIDAD DESPUÉS DE DURACIÓN NORMAL COSTO NORMAL DURACIÓN ACELERADA COSTO ACELERADO
A   8 3.000 6 4.000
B   3 2.000 3 2.000
C A;B 5 500 3 1.000
D A 4 2.000 2 3.000
E D 7 1.000 7 1.000
F C;D 6 5.000 3 7.000
G C;D 3 800 2 1.000
H E 5 1.000 2 2.000
I F;G 9 700 7 1.000

Determinar el costo de la aceleración de cada actividad.

Cuál es el costo normal del proyecto.

¿Conviene acelerar si el costo indirecto asciende a 500 diarios?  En caso afirmativo indicar que actividades aceleraría y cuál sería el ahorro.