Tal como lo habíamos mencionado un proyecto involucra recursos financieros que cambian su valor con el paso del tiempo, los recursos en general son escasos y su uso implica de inmediato un costo y por último todos los interesados en un proyecto esperan que los compromisos se cumplan en los plazos que en algún momento se establecieron.
Entre los aspectos fundamentales que hemos destacado en la definición y realización de un proyecto esta la definición clara de sus objetivos. En particular, los aspectos relativos al logro y que pueden resumirse como:
El qué --------> Meta
El cómo --------> La forma o el método
Con qué --------> Los recursos, físicos y financieros
Quiénes --------> La mano de obra (recurso humano)
Cuándo --------> Fecha, plazo, calendario, cronograma
Con cuánto --------> presupuesto, gastos, flujo
El cuándo pasa a ser un factor preponderante
La programación pasa a cumplir un rol muy importante, ya que sería inconcebible un proyecto donde ocurrieran cosas como las siguientes:
- No saber cuándo termina el proyecto
- No saber que hacer si un trabajo se atrasa o no se termina
- No saber si se puede dar inicio a un trabajo porque no se sabe si los que lo preceden terminaron
- No saber como cumplir con las fechas de entrega aún bajo la condición de atraso de algún trabajo
Es por eso que la programación de un proyecto presenta las siguientes ventajas.
- Prevee situaciones
- Define formas de actuar
- Optimiza el uso de recursos
- Evita mantener recursos ociosos
- Minimiza costos de operación
- Evita las sobrecontrataciones
Algunos autores dicen que la programación de un proyecto se encuentra entre la frontera de la ciencia y del arte, ya que no existe una forma única y tampoco una herramienta que por completo sea capaz de definir la forma de realizar una actividad.
Las condiciones para realizar una actividad pasan por una multiplicidad de factores de los cuales depende:
Tener una o varias actividades terminadas antes de iniciar la siguiente
- De disponibilidad y de costo de recursos humanos
- De recursos financieros
- De equipos
- De transporte
- De permisos
- De trabajos acelerados, fuera de jornada laboral, etc.
Dependiendo del autor se ha dado importancia a los siguientes factores:
Objetivos ------> Actividades -------------> Tareas
Objetivos --------> Tareas -----------> Hitos --------------> Recursos
Los métodos de programación más conocidos son los gráficos y se clasifican como se indica:
En general todos estos métodos se disponen en la actualidad a través de software especializado en programación como por ejemplo el Microsoft Project. En esta aplicación se han utilizados los factores (tareas, hitos, recursos) y que corresponden a:
- Tareas: son importantes su duración, dependencia de otras y los recursos necesarios para desarrollarlas.
- Hitos: son eventos que representan el fin de una tarea y se caracterizan por tener duración = 0.
- Recursos: corresponden a los vistos en el capítulo de valorización de variables técnicas de un proyecto (fichas F1 a F7).
Uno de los aspectos más importantes en la programación lo constituye la definición y descripción de todas las actividades necesarias para el logro de un objetivo en un proyecto.
Ejemplo: En una propuesta del
curso para la actividad "poner en servicio un
servidor" que se encuentra en bodega, se establecieron las siguientes
tareas:
Respecto de las actividades descritas, ¿Son del mismo peso o importancia?, ¿Es correcta la secuencia propuesta?, ¿Faltan actividades relevantes?
- La definición de las actividades debe realizarse de manera que todas ellas permitan el cumplimiento del objetivo del proyecto, evitando la creación de actividades innecesarias.
- El conjunto de actividades debe tener un denominador que establezca la relativa importancia entre ellas (su peso específico), como puede ser por ejemplo "Instalar una central telefónica" versus "Instalar un anclaje de un bastidor". En este aspecto en general se habla de actividades, subactividades y tareas.
- Determinar con la mayor precisión posible la duración de cada actividad, evitando generar en cada una de ellas holguras adicionales.
- Determinar con la mayor precisión posible las interdependencias de las actividades.
- Actividades o tareas repetitivas que usan los mismos recursos y que durante su realización no generan nuevas actividades o dependen de otras actividades para continuar, se deben considerar como una sola actividad.
- Cuando dos actividades de la misma naturaleza (similares) se realizan en distintos lugares, tienen distinto responsable o costos, entonces deben tratarse como dos actividades.
- A cada actividad debe asignarse un código de manera que después se simplifique su localización en el diagrama de programación.
- Es conveniente disponer para cada actividad de al menos dos condiciones de realización (normal y acelerado), así como de los costos en cada caso.
El
siguiente cuadro muestra una tabla de datos típica de actividades de un
proyecto.
| ACTIVIDAD | SECUENCIA | DURACIÓN | COSTOS | ||||
| CÓDIGO | DESCRIPCIÓN | ANTES DE | DESPUÉS DE | NORMAL | ACELERADO | NORMAL | ACELERADO |
La propuesta de actividades se resumen en la siguiente tabla, la cual para efectos de simplificación no ha incluido la alternativa acelerada ni los costos de realización de cada una de ellas:
| COD | ACTIVIDAD | DURACIÓN | FECHA INICIO | FECHA TÉRMINO | DESPUÉS DE |
| 1 | Planificar ruta óptima | 5 días | 12-jun-03 | 18-jun-03 | |
| 2 | Abrir presupuesto específico | 1 día | 12-jun-03 | 12-jun-03 | |
| 3 | Elaborar proyecto de ingeniería | 10 días | 19-jun-03 | 02-jul-03 | 1;2 |
| 4 | Elaborar ingeniería de detalles | 10 días | 03-jul-03 | 16-jul-03 | 3 |
| 5 | Obtener permisos municipales | 15 días | 03-jul-03 | 23-jul-03 | 3 |
| 6 | Seleccionar contratistas de instalación | 15 días | 03-jul-03 | 23-jul-03 | 3 |
| 7 | Revisar plan de trabajo | 2 días | 24-jul-03 | 25-jul-03 | 4;6 |
| 8 | Entregar planos y permisos | 1 día | 28-jul-03 | 28-jul-03 | 7;5 |
| 9 | Ejecutar obras civiles (gruesa) | 15 días | 29-jul-03 | 18-ago-03 | 8 |
| 10 | Ejecutar obras civiles (terminaciones) | 5 días | 19-ago-03 | 25-ago-03 | 9 |
| 11 | Entregar materiales | 1 día | 28-jul-03 | 28-jul-03 | 7 |
| 12 | Tendido cable de fibra óptica | 5 días | 26-ago-03 | 01-sep-03 | 11;10 |
| 13 | Terminaciones del cable y soportes | 8 días | 02-sep-03 | 11-sep-03 | 12 |
| 14 | Probar y recepcionar el cable | 2 días | 12-sep-03 | 15-sep-03 | 13 |
| 15 | Instalar equipos electrónicos | 3 días | 16-sep-03 | 18-sep-03 | 14 |
| 16 | Prueba de enlace digital | 2 días | 19-sep-03 | 22-sep-03 | 15 |
| 17 | Entregar enlace funcionando | 1 día | 23-sep-03 | 23-sep-03 | 16 |
| 18 | Recibir y procesar facturas | 20 días | 19-ago-03 | 15-sep-03 | 9 |
| 19 | Cerrar ppto específico y activar la inversión | 1 día | 24-sep-03 | 24-sep-03 | 18;17 |
Las actividades marcadas con rojo
representan aquellas que en su conjunto forman una cadena denominada camino
crítico, o sea aquellas que provocaran atraso en el proyecto si
cualquiera de ellas sufre un atraso.
Los conceptos de actividades
críticas, no críticas, holgura, camino crítico son muy importantes en
la programación de proyectos.
En general un atraso implica aumento de los costos, el corregir un atraso también puede implicar un aumento de costos para acelerar una o varias actividades. Los responsables del proyecto deben evaluar ambas situaciones para tomar las decisiones que en general apuntan asumir el costo menor, salvo que ciertos compromisos del proyecto obliguen a asumir costos mayores para cumplir con los plazos prefijados.
Tal como fue mencionado existen
dos métodos de programación basados en los diagramas de redes (flechas y
bloques). El diagrama de flechas se basa en representar la actividad
mediante una flecha y dos círculos como se indica a continuación:
Las reglas que rigen las actividades son las mismas descritas anteriormente.
En el caso del diagrama la actividad B y/o C pueden iniciarse después de haber terminado A. Dicho de otro modo, B y C no pueden iniciarse si A no a finalizado.
En el otro caso para iniciar H
deben haber terminado las actividades E, F y G. También puede interpretarse
como que E, F y G pueden iniciarse en cualquier momento, pero deben estar
todas terminadas para dar inicio a la actividad H.
De la misma forma la actividad 5 que dura 15 días tendrá que esperar 2 días adicionales para completar la secuencia de las actividades 4 y 6 (15 días) y la actividad 7 (2 días).
Dado que esto no queda reflejado en el diagrama se usa un artificio que consiste en introducir una actividad de duración cero (llamada actividad ficticia) y que no afecta la secuencia, pero si resuelve la inconsistencia señalada anteriormente.
La siguiente figura muestra el
diagrama de flechas donde se han introducido 3 actividades ficticias y que
corrigen los datos de fechas más tempranas y más tardías de inicio.
Esto constituye una deficiencia
del método, ya que implica tener que observar la red de actividades para
descubrir donde se producen las inconsistencias e introducir las
actividades ficticias.
Este método no requiere definir
actividades ficticias y se basa en la representación de las actividades
por bloques y sus interdependencias mediante flechas. La siguiente figura
ilustra las dos formas más comunes de representación:
Tci : fecha más temprana
de inicio
Tli : fecha más tardía de inicio
Tcj : fecha más temprana de término
Tlj : fecha más tardía de término
| COD | ACTIVIDAD | DURAC | Tci | Tli | Tcj | Tlj | HT | HD | HL | HI |
| 1 | Planificar ruta óptima | 5 | 0 | 0 | 5 | 5 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 2 | Abrir presupuesto específico | 1 | 0 | 4 | 5 | 5 | 4 | 0 | 4 | 0 |
| 3 | Elaborar proyecto de ingeniería | 10 | 5 | 5 | 15 | 15 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 4 | Elaborar ingeniería de detalles | 10 | 15 | 20 | 30 | 30 | 5 | 0 | 5 | 0 |
| 5 | Obtener permisos municipales | 15 | 15 | 17 | 32 | 32 | 2 | 0 | 2 | 0 |
| 6 | Seleccionar contratistas de instalación | 15 | 15 | 15 | 30 | 30 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 7 | Revisar plan de trabajo | 2 | 30 | 30 | 32 | 32 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 8 | Entregar planos y permisos | 1 | 32 | 32 | 33 | 33 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 9 | Ejecutar obras civiles (gruesa) | 15 | 33 | 33 | 48 | 48 | 0 | 0 | 0 | 0 |
HT = Tlj - Tci - D
: Holgura total, representa el tiempo máximo adicional para
terminar una actividad
HD = Tlj - Tli - D : Holgura dependiente y
representa el tiempo adicional de término y que depende las holguras
totales y libres.
HL = Tcj - Tci - D : Holgura libre, representa el tiempo
adicional disponible para terminar una actividad cuando ella y las
siguiente se inician en la fecha más temprana d inicio
HI = Tcj - Tli - D : Holgura independiente,
representa el tiempo en que una actividad puede desplazarse de su rango y
no depende de las otras holguras.
Siempre se debe cumplir que:
HT + HI = HD + HL
